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[space][space][space]Gestão de documentos ![space][space]
Arquivos e Documentos
– Consideram-se arquivos, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
– Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente(arquivo morto).
Como classificar documentos ?
O conteúdo do documento, ou seja, o assunto, deve ser o critério classificador, possibilitando agrupar espécies documentais (ofício, memorando, recibo, etc.) que tratam do mesmo assunto em um dossiê, processo ou pasta.[box type=”” color=”” align=”right”]
[h3 type=”2″]A lei[/h3]
Art. 4º – Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem comoà inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.
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Art. 5º – A administração pública franqueará a consulta aos documentos públicos na
forma da Lei.
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A classificação deve ser realizada por empregados ou servidores que conheçam a estrutura e o funcionamento da empresa ou do órgão, responsáveis pela atividade de arquivamento dos documentos, e se realiza nos seguintes procedimentos:
(1) análise do documento e busca do código correspondente ao grupo de assunto a que pertence e
(2) encaminhamento para o arquivamento junto ao setor competente.
OBS. Quando o documento estiver acompanhado de anexos, estes deverão receber um código correspondente ao documento.
Como arquivar documentos?
Uma vez classificado e tramitado, o documento deverá ser encaminhado ao seu destino para arquivamento..
O arquivamento (assunto concluído) é a guarda dos documentos em local estabelecido .
Nesta etapa toda a atenção é necessária, pois um documento arquivado erroneamente poderá ficar perdido quando solicitado posteriormente.
As operações para arquivamento são as seguintes:
�� ler o motivo do arquivamento, não contentar-se com o “arquive-se”;
�� se o documento não estiver classificado, atribuir um código conforme o assunto;
�� se arquivar o documento na pasta (arquivo setorial), verificar a existência de antecedentes na mesma pasta e agrupar aqueles que tratam do mesmo assunto, por conseqüência, o mesmo código.
�� arquivar as pastas suspensas na seqüência dos códigos atribuídos – usar uma pasta para cada código, evitando a classificação “diversos”.
�� ordenar os documentos que não possuem antecedentes de acordo com a ordem estabelecida – cronológica, alfabética, geográfica, verificando a existência de cópias e eliminando-as
. Caso não exista o original manter uma única cópia;
�� arquivar o anexo do documento, quando volumoso, em caixa ou pasta apropriada, identificando externamente o seu conteúdo e registrando a sua localização no documento que o encaminhou.
A classificação e o arquivamento de documentos baseados no assunto/conteúdo facilita a recuperação do contexto original da informação e agiliza a etapa de avaliação para eliminação, transferência ou recolhimento (arquivo morto).