A Tabela de Temporalidade, é o registro esquemático do ciclo de vida dos documentos, determinando os prazos de guarda no arquivo corrente ou setorial, sua transferência para o arquivo intermediário ou geral, a eliminação ou recolhimento .
A Tabela é um instrumento da gestão documental e passível de alterações na medida em que a produção de documentos se altera, devido a mudanças sociais, administrativas e jurídicas.
ASSUNTO/TIPO DOCUMENTAL: Os assuntos/tipos documentais relacionados na Tabela correspondem aos documentos produzidos pelas atividades-meio dos órgãos.
São tipos documentais já consagrados pelo uso e alguns identificados na legislação que regula as atividades do setor.
PRAZO DE ARQUIVAMENTO: O tempo de guarda dos documentos está relacionado ao seu ciclo de vida.
Aos arquivos setoriais interessa ter acesso aos documentos que estão sujeitos a consulta diariamente.
O prazo de arquivamento não deve exceder a cinco anos, incorrendo no risco de acumular documentos desnecessários ao uso corrente e dificultar o acesso.
A documentação que cumpriu sua função imediata, mas contém informações de caráter probatório, deve ser transferida para o arquivo intermediário .
Documentos com longo período de valor probatório, poderão ser transferidos à Divisão de Documentação Intermediária do Arquivo Público do Estado.
O terceiro estágio prevê o recolhimento da documentação produzida pelos órgãos públicos que tem informações sobre o desempenho de sua função junto à sociedade.
Esta produção documental de valor permanente receberá um tratamento arquivístico que contempla sua conservação, arranjo e descrição para estar disponível à pesquisa.
Como usar a Tabela de Temporabilidade
A Tabela de Temporalidade de Documentos deve ser utilizada no momento de classificação e avaliação da documentação. Proceder da seguinte forma:
�� verificar se os documentos estão classificados de acordo com os assuntos;
�� documentos que se referem a dois ou mais assuntos, deverão ser classificados e agrupados ao conjunto documental (dossiê, processo ou pasta) que possui maior prazo de arquivamento ou que tenha sido destinado à guarda permanente;
�� o prazo de arquivamento deve se contar a partir do primeiro dia útil do exercício seguinte ao do arquivamento do documento, exceto aqueles que originam despesas, cujo prazo de arquivamento é contado a partir da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas;
�� eliminar as cópias e vias, quando o documento original estiver no conjunto documental (dossiê, processo ou pasta);
�� proceder ao registro dos documentos a serem eliminados;
�� elaborar listagem dos documentos destinados à transferência para o arquivo intermediário do órgão ou entidade, ou para a Divisão de Documentação Intermediária do Arquivo Público do Estado;
OBS. Quando houver processo judicial os prazos de arquivamento devem ser suspensos até a conclusão do mesmo
Avaliação documental
Considera-se na avaliação os valores primário e secundário dos documentos.
�� valor primário refere-se ao valor do documento para atender aos fins pelo qual foi produzido, sejam esses fins de caráter administrativo, legal ou fiscal.
Os documentos apenas com valor primário podem ser eliminados após o cumprimento do prazo de arquivamento estabelecido na Tabela de Temporalidade.
�� valor secundário refere-se ao valor do documento para atender outros fins que não são, necessariamente, aqueles pelos quais foi criado
. Os documentos com valor secundário apresentam interesse cultural, científico, tecnológico ou histórico.
Devem ser preservados em caráter permanente, mesmo já tendo cumprido suas finalidades primeiras.
Transferencia
A transferência de documentos do arquivo corrente ou setorial para o arquivo intermediário do órgão e deste para o arquivo morto, é atividade fundamental para racionalizar o uso do espaço físico das áreas administrativas, mantendo nos arquivos setoriais a documentação de valor primário.
As transferências deverão seguir ao prazos de arquivamento prescritos na Tabela de Temporalidade de Documentos..
