Você já organizou seu home office e já escolheu o programa de videoconferência ideal para a sua demanda. E agora? A seguir a gente te conta como se preparar para realizar suas reuniões à distância com tranquilidade, ter sucesso nas negociações e passar uma ótima impressão.
Videoconferência: Sempre Agende Antes
Nunca ligue para seu chefe, equipe ou cliente sem avisar antes. É desrespeitoso. Sempre combine.
Muitos programas de videoconferência possuem agendas com detalhes como dia, hora, assunto e participantes da vez. E e-mail para levar essas informações aos demais e confirmar a participação de cada um.
Aliás, fique sempre atento ao fuso horário caso existam interlocutores internacionais. Leve isso em consideração.
Se houver urgência, sempre ligue antes para o outro e pergunte qual a melhor hora para se falarem o quanto antes.
Envie por e-mail todo o material de acompanhamento da reunião, caso exista. Textos, gráficos e apresentações devem chegar com antecedência.
Cheque Aparelhos e Internet
Dê preferência ao computador. Se realmente precisa fazer seu call por telefone ou tablet, providencie um tripé.
Cheque o funcionamento da sua máquina. Está tudo bem? Bateria carregada? A sua videoconferência pode durar bastante tempo, melhor deixá-lo direto na tomada.
Afinal a interrupção brusca por falta de bateria seria muito decepcionante para ambas as partes.
Também faça um rápido teste para saber se a câmera e o microfone estão funcionando corretamente.
A sua conexão com a internet também precisa estar boa, estável e veloz. Não adianta ter um computador e um programa em dia se a imagem vai pixelizar, congelar e o áudio, picotar.
Aliás: você domina bem as funcionalidades do aplicativo que vai usar? Precisará, no mínimo, saber onde ficam os botões dos modos mudo, pausa ou ausência de imagem.
Cuide da sua Apresentação – e do Ambiente ao Redor
Use a roupa que você usaria se a reunião fosse presencial. Dá uma impressão de profissionalismo.
No caso dos homens, não é preciso usar terno e gravata – é muito dissonante do ambiente doméstico. Vista uma camisa social.
Penteie-se e, se for do seu hábito, maqueie-se como sempre faz para ir ao escritório ou visitar um cliente.
Tenha sua mesa bem organizada, sem papelada espalhada ou restos de comida. Procure um fundo neutro, que não seja distrativo para seu interlocutor.
Seu home office precisa estar arrumadinho.
Sua família deverá se ausentar enquanto o call estiver acontecendo. Combine para que fiquem em outro cômodo.
Boas Condutas Diante da Câmera
Minimize as distrações. Mantenha-se sentado. Se estiver usando o celular ou tablet, não converse caminhando: fica parecendo que você não está totalmente dedicado à conversa.
Seu interlocutor percebe quando a sua atenção não é total.
Também não digite durante a videoconferência. Seu chefe, equipe ou cliente vão escutar o ruído das teclas e pensarão que você não está levando o encontro a sério.
Feche todo e qualquer programa ou site aberto. Não é hora de checar o Twitter ou checar e-mails. Coloque o celular em modo silencioso.
Durante e Depois da Videoconferência
Durante a videochamada seja cortez, como seria presencialmente.
Se você for conduzir a reunião e houver participantes que não se conhecem, apresente-os aos demais, um por um.
Combine com todos de levantarem a mão quando quiserem falar enquanto outros estão conversando alguma coisa. Para que as vozes não se sobreponham e fique confuso.
Quando tudo terminar, tenha certeza de que o vídeo e o áudio foram desconectados.
